Inwestycja w koszty, czyli czy warto wiedzieć?

Inwestycja w koszty, czyli czy warto wiedzieć?

Inwestycja w koszty, tą zabawą słowami można właściwie zobrazować sens tego opracowania.

W końcu z punktu widzenia rachunkowości inwestycja nie stanowi kosztu, a koszt nie jest inwestycją. Czy można w takim razie połączyć te dwie kategorie, a właściwie dlaczego nie warto nie łączyć? Na te pytania postaramy się odpowiedzieć w tym artykule.

Wychodzimy tutaj w rolę Zarządzającego, który musi podjąć decyzje, szybkie, trafne i skuteczne, aby móc myśleć o rozwoju swojego biznes.

Czym w takim razie dla mnie jako świadomego Zarządzającego są, a raczej powinny być koszty?

Według nas koszty powinny być:

  1. Niezbędnym środkiem do osiągnięcia celu jakim jest zysk (nie znamy niestety sposobu na prowadzenie działalności bez ponoszenia kosztów)
  2. Źródłem informacji.

Jakie możliwości i zagrożenia przynosi inwestycja w koszty?
A ściślej mówiąc co daje nam inwestycja w system ewidencji, analizy i prezentacji kosztów w wersji zarządczej ? Ponieważ jesteśmy praktykami podpowiemy, na co warto zwrócić uwagę.

Przy budowaniu systemu ewidencji kosztów już na samym wstępie musimy sobie zadać podstawowe pytanie: jakie efekty chcemy osiągać, co chcę wiedzieć?
Przy organizacjach mniej rozbudowanych często wystarczy uproszczona ewidencja księgowa, która zostaje uszczegółowiona najczęściej na wyraźne życzenie zarządzającego. Dopóki potrzeby informacyjne są niewielkie jest to często wystarczające, jednak wraz z rozwojem organizacji warto zatroszczyć się o odpowiednio elastyczny, dostosowany do potrzeb obecnych i przyszłych system ewidencji kosztów.
Nie będziemy wskazywać jedynie słusznego, gdyż w naszej opinii każda organizacja jest unikalna i każda wymaga rozwiązań szytych na miarę.

Każdy ponoszony koszt należy bezwzględnie zakwalifikować pod kątem zarządczym według trzech kryteriów (nie jest to jedyny dopuszczalny podział, stanowi raczej początek dający szybkie i duże efekty):

  1. W którym miejscu w firmie powstaje (tzw. MPK – Miejsce powstawania kosztu)
  2. Czy jest to koszt stały czy zmienny
  3. Czego koszt dotyczy, jaki to rodzaj kosztu (czyli kolokwialnie mówiąc za co płacimy, np. środki czystości czy usługi firmy sprzątającej)

Co powinniśmy jako Zarządzający uzyskać w rezultacie takiej klasyfikacji?

Ad 1.

Zebranie kosztów według MPK-ów spowoduje powstanie swoistej mapy kosztowej firmy. Mapa ta powinna być silnie skorelowana ze schematem organizacyjnym funkcjonującym w przedsiębiorstwie. Dzięki takiemu podejściu jesteśmy w stanie śledzić efektywność poszczególnych obszarów w firmie, odpowiadać na pytanie – czy aktualne zaangażowanie kosztowe konkretnego działu jest adekwatne do osiąganych dzięki niemu korzyści?
Pytania, na jakie spodziewamy się uzyskać odpowiedzi dzięki temu podziałowi dotyczą właśnie efektywności poszczególnych działów, a w połączeniu z punktem 3, czyli rodzajami kosztów powinno dać też odpowiedzi na pytania dotyczące poprawy rentowności odcinka przez zmianę struktury kosztów, czyli np. czy zamienić zatrudnienie na usługi firmy zewnętrznej, a może wręcz przeciwnie zwiększyć zatrudnienie i zrezygnować z firm zewnętrznych.

Ad. 2.

Niezwykle istotne kryterium podziału w firmach świadczących usługi oraz produkcyjnych. Firmy o profilu handlowym również mogą na tej wiedzy skorzystać np. śledząc koszty wysyłki stanowiące często znaczącą część dla poziomu generowanej marży czy prowizji, które mogą być traktowane jako koszty zmienne handlu.

Co do definicji to koszty stałe to  takie, których poziom nie zmienia się wraz z wolumenem produkcji, sprzedaży czy świadczonych usług. Ich specyfika i taka definicja sprawia również, że są to koszty wynikające z decyzji długotrwałych, strategicznych (poziom zatrudnienia, budowa czy najem hali itp.).

Koszty zmienne są ściśle związane z poziomem produkcji, ilością świadczonych usług. Kosztem zmiennym będzie np. zużycie paliwa czy opłaty autostradowe w firmie transportowej. Ogólnie są to wszystkie koszty które zaczynają się generować w momencie uruchomienia produkcji czy rozpoczęcia świadczenia usługi i kończą wraz z ich zaprzestaniem. Natura tego rodzaju kosztów sprawia, że są ściślej związane z decyzjami doraźnymi, krótkoterminowymi i ich optymalizacja zależy w dużej mierze od pilnowania i wpływania na takie właśnie decyzje. W przytoczonym wcześniej przykładzie ze zużyciem paliwa nadmierną przyczyną wzrostu tego kosztu może być np. brak przestrzegania zasad jazdy ekonomicznej, tzw. ekodriving.

Tyle w teorii, natomiast zdajemy sobie sprawę również, że mogą w firmie pojawić się rodzaje kosztów, które stanowią problem w samej klasyfikacji stały/zmienny. Przykładem mogą być koszty remontów czy konserwacji. Bez względu na wielkość produkcji koszty te będą ponoszone, jednak można zauważyć korelację na zasadzie: zwiększone użycie maszyn -> zwiększone koszty remontów.

Podział kosztów na stałe i zmienne jest niezbędna dla określenia tzw. Progu Rentowności (BEP – Break Even Point). Wyznaczenie takiego punktu równowagi, w którym firma osiąga zysk operacyjny zero bywa istotne dla podejmowania decyzji strategicznych o rozwoju. Zbudowanie Progu rentowności dla swojej organizacji pozwala też na względnie proste prowadzenie analizy wrażliwości i prowadzenie symulacji typu co-jeśli. Jakie wyniki da zmiana wolumenu, struktury produkcji czy świadczonych usług, a może budowa nowego zakładu produkcyjnego?

Dlatego też w naszej opinii niezwykle istotna jest prawidłowa identyfikacja kosztów na potrzeby tego kryterium. Zdajemy sobie sprawę również, iż, często problematyczne staje się już nawet wprost przypisanie w produkcji kosztów zmiennych, np. zużycia materiałów podstawowych (surowców) do konkretnego wyrobu. Wiele zależy od specyfiki konkretnego zakładu, parku maszynowego i możliwości ewidencyjnych (np. zastosowanie oprogramowania typu MES/SCADA) czy czasem wprost możliwości technologicznych danego zakładu.

Ad. 3.

Rodzaj kosztów. Standardowo stosowany w pełnej księgowości podział kosztów rodzajowych (np. amortyzacja czy usługi obce) wymaga tutaj zastanowienia przede wszystkim nad poziomem szczegółowości analityki. Warto się tutaj kierować poziomem istotności danego kosztu. Przykładowo dla firmy usługowej, która nie dostarcza swoich produktów i działa w jednej lokalizacji agregacja na poziomie: Koszty transportowe może być wystarczająca. Z kolei firma produkcyjna korzystająca z wielu równych środków transportu może wymagać zastosowania dużo bardziej szczegółowej analityki kosztów transportu. Kryteriów podziału też może być odpowiednio dużo, wszystko zależy od potrzeb zarządczych decydentów (np. transport samochodowy, kolejowy, morski, lotniczy itp.).

Okresowo warto też weryfikować wcześniej przyjęte kryteria pod kątem nowych potrzeb zarządczych lub też czy pierwotnie pozostawiony „worek” pod nazwą Pozostałe nie rozrósł się do rozmiarów wymagających wydzielenia z niego osobnej kategorii, którą warto śledzić.

W tym miejscu warto zaznaczyć jeszcze raz niezwykle istotne kryterium istotności – jest to wielkość subiektywna, natomiast jej niewłaściwe oszacowanie może spowodować z jednej strony brak odpowiedniej wiedzy a z drugiej strony zbyt duże nakłady na pozyskanie wiedzy mało użytecznej (zbytnie rozdrobnienie analityki).

Podsumowując, naszym zdaniem dobrze skonstruowany system identyfikacji i agregowania kosztów powinien zapewnić Zarządzającemu odpowiedzi na kluczowe pytania i zagadnienia:

  • Na czym zarabiam, a na czym tracę
  • Jaka jest efektywność analizowanej części organizacji – weryfikacja zakresu obowiązków względem kosztów
  • Jaki wpływ na wynik będzie miała zmiana struktury produkcji / świadczonych usług (analiza typu co-jeżeli)
  • Gdzie mogę szukać optymalizacji kosztów przez zmianę ich struktury (opisywana wcześniej alternatywa usługi obce a własne siły).
  • Pozwala dobrze stworzyć prognozy finansowe

Budowa dobrego i efektywnego systemu kosztowego nie jest sprawą prostą, a rozpoczęcie zbierania informacji w sytuacji gdy potrzebna jest decyzja może spowodować zebranie informacji złych jakościowo i przez to naraża Zarządzającego na podejmowanie decyzji dalekich od optymalnych. Szczególne znaczenie może mieć to w dobie kryzysu, gdzie decyzje muszą być podejmowane szybko a margines błędu jest niewielki.

Twoja Firma potrzebuje pomocy ?

Skontaktuj się z nami a dobierzemy rozwiązanie dopasowane do Twoich potrzeb.